10 Tugas Administrasi Perkantoran dan Besaran Gajinya

Tugas administrasi memiliki cakupan yang cukup luas. Staf admin perkantoran, penjualan, atau finance bisa berbeda tugasnya. Bidang yang berbeda tentu akan berbeda pula hal yang dikerjakan.

Apa saja ya tugas-tugas menjadi seorang staf administrasi? Simak selengkapnya di artikel ini.

Tugas administrasi adalah kegiatan atau tugas ke-tata usaha-an, dimana selalu berhubungan dengan pengelolaan dan pencatatan dokumen/objek pada bidang terkait.

Tujuannya adalah untuk memastikan segala informasi dapat tercatat dengan baik sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu membuat keputusan.

Ada banyak hal yang harus dilakukan dalam proses administrasi ini. Maka dari itu, seorang staf administrasi dituntut untuk cekatan, teliti, pintar mengorganisir, paham teknologi, bisa berkomunikasi dengan baik, dan perhatian terhadap hal detail.

Di samping itu, ia akan bernilai lebih jika mampu mengetik dan menyiapkan data dengan cepat. Kebutuhan skill-skill tersebut menjadi bukti bahwa pekerjaan staf administrasi tidak bisa dianggap enteng.

Perannya dalam perusahaan juga penting. Karena itulah posisi staf admin banyak dibuka oleh perusahaan. Bahkan, di tiap divisi pun bisa ada seorang staf administrasi di dalamnya.

Tugas Staf Administrasi Perkantoran

Secara umum, tugas administrasi cenderung terkait dengan perkantoran. Sebab, tugasnya termasuk dalam pekerjaan kantor.

Selain itu, staf administrasi dibutuhkan untuk memastikan kegiatan operasional perkantoran berjalan dengan baik. Berikut tugas-tugas yang biasa dikerjakan oleh seorang staf administrasi perkantoran.

  1. Membuat dan menjadwalkan agenda kantor.
  2. Membuat surat-surat yang dibutuhkan baik surat resmi maupun non resmi.
  3. Mengatur dokumen-dokumen penting perusahaan.
  4. Mengentri, mengarsip, dan merekap data-data penting perusahaan.
  5. Melakukan pengadaan dan pembelian perabot kantor yang dibutuhkan.
  6. Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan maupun kunjungan kerja.
  7. Berkoordinasi dengan staf terkait jika ada meeting bersama atau kegiatan kerja lainnya.
  8. Menerima dan melakukan panggilan telepon.
  9. Berkoordinasi secara horizontal maupun vertikal untuk memastikan semua berjalan dengan baik.
  10. Menyiapkan laporan-laporan yang dibutuhkan.

Tips Berkarir Menjadi Staf Admin

Supaya bisa menjalakan tugas dengan baik dan semuanya bisa berjalan dengan lancar, seorang staf administrasi harus mampu mengatur waktu dengan baik. Jika tidak, semua rencana maupun jadwal bisa menjadi berantakan.

Staf administrasi juga perlu memiliki rasa “melayani” orang lain karena pekerjaannya selalu berhubungan dengan orang lain. Secara tidak langsung juga akan menciptakan kondisi “memudahkan urusan orang lain” sehingga pekerjaan menjadi lebih lancar. Namun tentu saja tetap harus berpikir secara kritis.

Berikut beberapa tips bagaimana menjadi seorang staf admin yang profesional.

  1. Berlatih menyusun skala prioritas.
  2. Belajar mengatur dan memanfaatkan waktu dengan baik.
  3. Melatih diri untuk responsif dan komunikatif dengan banyak orang.
  4. Berlatih mengelola emosi dan perasaan dengan baik.
  5. Memisahkan urusan pribadi dan urusan pekerjaan.

Tugas Staf Admin di Luar Perkantoran

Di samping tugas administrasi di lingkup perkantoran, masih banyak lagi pekerjaan administrasi lainnya. Seperti yang sudah disebutkan di awal, setiap divisi bisa saja memiliki seorang staf admin.

Misalnya, di divisi logistik ada tugas admin gudang, di finance ada admin finance, di penjualan ada admin sales, di pemasaran ada admin marketing, dan lain sebagainya.

Karena bidangnya berbeda, maka yang dikerjakannya pun berbeda walaupun posisinya sama sebagai staf administrasi. Hal yang menyamakan di antara semuanya adalah memastikan semua kebutuhan, kegiatan, dan pelaporan berjalan dengan baik.

Baca juga: 12 Tips Lolos Psikotes Gambar Pohon dari Pengalaman

Jika Anda penasaran apa saja yang dikerjakan oleh staf admin lainnya, berikut penjabaran lengkapnya.

Tugas Administrasi Gudang

  1. Mencatat barang masuk dan keluar gudang.
  2. Mengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya.
  3. Menginput data barang ke sistem inventory.
  4. Mengecek ketersediaan stok barang.
  5. Mengecek kondisi barang secara fisik maupun masa pakainya.
  6. Membuat surat jalan untuk pengiriman barang.
  7. Mengisi data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengiriman barang.
  8. Memproses dan menyiapkan barang-barang yang akan dikirim.
  9. Menyiapkan laporan barang masuk, stok, dan pengiriman secara berkala.
  10. Memastikan semua barang di gudang terdokumentasi dengan baik.

Tugas Admin Produksi

  1. Mengumpulkan laporan produksi setiap divisi jika ada banyak divisi produksi.
  2. Mengentri dan mereview data terkait kegiatan produksi yang dilakukan perusahaan.
  3. Menyusun jadwal kerja dan lembur operator produksi.
  4. Memastikan jam kerja berjalan sesuai jadwal dan efektif, meliputi jam lembur.
  5. Membuat, memproses, dan memastikan ketersediaan stok bahan baku.
  6. Menyusun laporan produksi secara berkala.

Tugas Admin Sosial Media

  1. Mengelola seluruh akun sosial media perusahaan.
  2. Mengupload konten yang sudah dibuat.
  3. Berinteraksi dengan followers dan membalas pesan yang masuk.
  4. Membuat ide, konsep, maupun perencanaan konten.
  5. Membantu mengembangkan strategi marketing untuk penjualan online.
  6. Melakukan marketing secara online untuk meningkatkan konversi pembelian.

Job Desk Admin Toko

  1. Mendata barang-barang yang dijual, mulai dari nama, stok, dan lain sebagainya.
  2. Mengupload barang yang dijual ke ecommerce.
  3. Melakukan stok opname baik secara offline maupun online.
  4. Membuat invoice dan menarik tagihan.
  5. Menyusun laporan barang masuk, keluar, dan stok.

Tugas Staf Admin Asuransi

Staf admin asuransi bertugas untuk mengelola program asuransi yang dipakai perusahaan sebagai bentuk kewajiban kepada para pegawainya.

Umumnya, perusahaan akan memakai jasa pihak ketiga untuk menjalankan kewajibannya tersebut. Misalnya seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan lain sebagainya.

Tugas Admin Keuangan

  1. Memeriksa tagihan dan menyiapkan surat tagihan serta mem-follow up-nya.
  2. Membuat rekap tagihan.
  3. Memastikan ketersediaan dan penggunaan kas kecil berjalan dengan efektif.
  4. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan secara tepat waktu.
  5. Menginput pengeluaran pembayaran kepada supplier secara tepat waktu.
  6. Menyusun laporan keuangan.
  7. Memverifikasi kelengkapan dokumen keuangan.

Job Desk Staf Admin Accounting

  1. Membuat jurnal uang masuk dan keluar.
  2. Membuat jurnal penjualan dan pembelian.
  3. Merekon kas dan bank secara berkala.
  4. Merekap pajak secara berkala.
  5. Membuat buku besar dan laporan keuangan lainnya.

Tugas Sales Admin

  1. Melayani dan menangani permintaan pelanggan.
  2. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan.
  3. Membantu meningkatkan penjualan.
  4. Mencari dan menemukan calon pelanggan baru untuk meningkatkan jumlah pelanggan.
  5. Merekap aktivitas dan menyusun laporan penjualan secara berkala.
  6. Menyiapkan “peralatan tempur” untuk tim sales seperti kartu nama, brosur, draft kontrak, dan lain sebagainya.
  7. Merekap pengajuan insentif tim sales (jika ada sistem insentif).

Itulah beberapa jenis staf administrasi beserta tugasnya. Penjabaran tugas-tugas di atas hanya secara umum saja dan tidak bisa dijadikan sebagai pakem. Sebab, bisa jadi ada yang sama dan banyak pula yang berbeda di tiap perusahaan.

Gaji Staf Administrasi

Besaran gaji staf admin di tiap perusahaan tentu bisa sangat berbeda. Ada yang di bawah UMR, sama, atau di atas UMR, tergantung dari ketetapan pemerintah setempat dan kebijakan perusahaan itu sendiri.

Secara umum, semakin besar perusahaan, maka semakin besar juga gajinya. Mengingat job desk yang dikerjakan bisa menjadi lebih banyak dan semakin kompleks.

Menurut situs id.indeed.com, rata-rata gaji staf admin adalah Rp 3,694,259 per bulan.

Sedangkan menurut situs linovhr.com, gaji staf admin berbeda di tiap kotanya. Untuk Jakarta di kisaran Rp 4 juta, Bandung Rp 4,8 juta, Bekasi Rp 3,7 juta, Tangerang Rp 3,5 juta, Surabaya di kisaran angka Rp 3,4 juta.

Namun tentu saja angka-angka tersebut tidak bisa dijadikan sebagai patokan. Hanya kisaran angka secara umum saja.

Demikian pembahasan kali ini mengenai tugas administrasi secara lengkap. Mulai dari job desk hingga kisaran gajinya. Semoga Anda bisa mendapat gambaran umum bagaimana jika menjadi seorang staf admin di suatu perusahaan.

Share yuk, ke:

Leave a Comment