Tata Ruangan Kantor − Pengertian, Asas, Tujuan, dan Jenisnya

Tata ruangan kantor yang baik dapat meningkatkan produktivitas. Tentu saja, hal itu hasil dari perencanaan tata ruang kantor yang tepat. Tidak bisa simsalabim lalu berubah dengan sendirinya.

Selain meningkatkan produktivitas, suasana yang tercipta pun semakin baik. Istilah kerennya, punya positive vibes. Efeknya lagi, mood orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat terjaga dengan baik sehingga terus bersemangat.

Ide-ide, inspirasi, dan pikiran lainnya yang belum pernah terpikir sebelumnya, tiba-tiba “cling!” begitu saja. Intinya, bekerja maupun berkarya menjadi semakin seru dan asyik. Capek tapi menyenangkan.

Untuk bisa mewujudkan hal tersebut, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami apa itu tata ruang kantor dan ruang lingkupnya. Sehingga, saat memulai project riilnya, ada pengetahuan dasar yang sudah dipelajari.

Istilah tata ruang kantor sendiri berasal dari Bahasa Inggris, yaitu Office Layout yang kemudian lebih sering disebut dengan Layout.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor adalah perencanaan dan pengaturan segala kebutuhan yang mendukung pekerjaan kantor di dalam suatu ruang yang tersedia. Singkatnya, tata ruangan kantor dapat diartikan sebagai penataan suatu ruang beserta peralatannya guna mendukung pekerjaan kantor.

Selain definisi di atas, ada juga pendapat lain dari para ahli. Tata ruang kantor menurut The Liang Gie adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

Kemudian, Litlefield & Petterson berpendapat bahwa tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia.

Jika dibayangkan kembali, ada cukup banyak hal yang perlu diatur dan ditata. Misalnya; pemilihan meja dan kursi kerja, jendela, printer, alat tulis, dan lain sebagainya; penempatannya, apakah sudah cukup nyaman; jalur evakuasinya untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan; dan lain sebagainya.

Tata ruang kantor tidak terbatas pada pemilihan, penempatan, dan penyusunan peralatan pendukung kerja kantor. Tetapi, juga memerhatikan jumlah dan fungsinya.

Contohnya, jumlah peralatan pendukung kantor yang memadai, artinya tidak berlebihan dan tidak kurang. Lalu, jumlah orang yang akan menempati ruangan tersebut. Kemudian, fungsi ruangan itu akan diperuntukkan untuk kebutuhan apa.

Semua perencanaan dan penataan itu dilakukan untuk satu tujuan utama, yaitu meningkatkan produktivitas. Alhasil, semua bisa merasa puas dengan hasil yang sudah diupayakan.

Prinsip atau Asas Tata Ruang Kantor

Menata ruangan kantor tidak bisa dilakukan secara sembarang. Ada prinsip atau asas yang perlu diperhatikan supaya proses penataan ruang kantor dapat lebih baik.

Menurut Richard Muther, ada enam asas tata ruang kantor yang saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat asas tersebut di antaranya:

  1. Asas Jarak Terpendek
  2. Asas Rangkaian Kerja
  3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
  4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
  5. Asas Integrasi Kegiatan
  6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai

1. Asas Jarak Terpendek

Maksudnya adalah menata dan meletakkan segala sesuatunya dengan jarak sedekat mungkin sehingga dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dalam bekerja.

Baik peralatan maupun perabot kantor yang menunjang pekerjaan diletakkan berdekatan di satu tempat yang sama. Selain itu, penempatan meja kerja pegawai juga ditata sedekat mungkin untuk meminimalisir terlalu banyak gerak jika ingin berdiskusi.

2, Asas Rangkaian Kerja

Asas ini berhubungan erat dengan asas sebelumnya, dimana selain mendekatkan namun juga mengurutkan sesuai dengan rangkaian penyelesaian suatu pekerjaan. Hasilnya, tingkat efisiensi lebih meningkat.

Asas rangkaian kerja berprinsip pada penempatan segala sesuatu berdasarkan urutan rangkaian penyelesaian suatu pekerjaan. Sehingga alur yang tercipta dapat sejalan dan tidak melompat-lompat.

3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Asas ini berprinsip pada tingkat pemanfaatan suatu ruang dengan maksimal sehingga meminimalisir area kosong di dalamnya. Pada intinya, pemaksimalan ruangan.

Sebagai contoh, meletakkan tanaman, hiasan, atau mungkin aquarium pada pojok ruangan guna mengistirahatkan mata sejenak dari pancaran layar komputer.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Dalam suatu waktu, bukan tidak mungkin ada perubahan posisi kerja. Salah satu tujuannya adalah untuk membuat suasana kerja yang baru agar tidak terlalu monoton.

Menurut asas ini, tata ruang kerja yang baik adalah penataan yang dapat diubah sewaktu-waktu dengan mudah dan cepat serta biaya yang minimal. Harapannya, terciptanya suasana kerja yang baru juga melahirkan semangat kerja yang baru.

5. Asas Integrasi Kegiatan

Hal lain yang juga perlu diperhatikan dalam menata ruang adalah rangkaian kegiatan dalam penyelesaian suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan. Asas integrasi kegiatan mengatakan bahwa penataan ruang dan peralatan serta divisi yang ada dapat menyatu dan berintegrasi dengan baik.

Hasilnya, tercipta rangkaian kegiatan penyelesaian kerja yang harmonis. Semua yang terlibat dapat bekerja dan berkomunikasi dengan baik dan efisien.

6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai

Seorang pegawai dapat bekerja dengan baik jika keamaan dan kepuasan dalam hal tata ruang sudah ia dapatkan. Mengapa demikian? Karena pegawai tersebut langsung berfokus pada pekerjaannya. Tidak lagi memikirkan meja, kursi, dan hal lainnya yang membuatnya merasa tidak nyaman dan aman.

Maka dari itu, asas ini juga perlu diperhatikan serta dilaksanakan sehingga pegawai merasa bahagia dan tujuan/target perusahaan berpotensi lebih besar tercapai.

Tujuan Tata Ruangan Kantor

Membuat rencana dan menata ruang kantor menjadi aman, nyaman, dan penuh positive vibe tentu bukan tanpa sebab. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, tujuan utama dari penataan ruang kantor yaitu meningkatkan produktivitas.

Di samping itu, ada pendapat lain dari para ahli mengenai tujuan tata ruang kantor ini. Menurut dua ahli yang berasal dari Inggris, Oliver Standing Ford dan Geofrey Mills, tujuan diadakannya tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

  • Memenuhi undang-undang ketenagakerjaan perihal memberikan ruang kerja yang aman dan nyaman.
  • Menekan biaya operasional karena memanfaatkan ruang semaksimal mungkin.
  • Merancang ruang kantor dengan jalur evakuasi yang mudah diakses ketika hal yang tidak diinginkan terjadi.
  • Memenuhi kebutuhan operasional pegawai, seperti air, listrik, telepon, internet, dan lainnya.
  • Memudahkan pimpinan dalam melakukan pengawasan kinerja tim.
  • Menciptakan ruang diskusi yang komunikatif dan penuh dengan team work.
  • Menciptakan suasana ruang kerja yang ideal bagi para pegawai untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
  • Menciptakan ruang kolaborasi antara divisi/bagian yang sehat, cepat, dan lancar.
  • Menciptakan ruang jalan kaki yang mudah diakses.
  • Meningkatkan citra perusahaan di mata pegawai, mitra bisnis, dan pelanggan.

Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

Pada umumnya, ada empat jenis tata ruang kantor yang dapat diaplikasikan sesuai kebutuhan dan budaya kerja masing-masing perusahaan. Keempat jenis tata ruangan kantor tersebut antara lain:

  1. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices).
  2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices).
  3. Tata Ruang Kantor Berpanorama/Berhias (Landscape Offices).
  4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office).

1. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices)

gambar tata ruang kantor tertutup
Ruang kantor tertutup/Cubicle

Tata ruang kantor tertutup atau berkamar ini sering disebut juga dengan cubicle. Maksud dari tertutup atau berkamar ini adalah ruang kerja yang dipisahkan dengan sekat atau tembok sehingga seolah berada di dalam sebuah kamar.

Kelebihan tata ruang kantor tertutup

  • Konsentrasi kerja menjadi lebih terjamin.
  • Pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjaga kerahasiaannya.
  • Meningkatkan kewibawaan pimpinan atau pemegang jabatan.
  • Menjamin keberhasilan kerja karena semakin fokus dalam bekerja.
  • Meningkatkan rasa tanggungjawab terutama dalam hal ruangan karena merasa ikut memiliki.
  • Dapat lebih menghargai tamu yang datang.

Kekurangan tata ruang kantor tertutup

  • Ada sekat atau pembatas membuat komunikasi dan diskusi antar pegawai menjadi kurang lancar sehingga berpotensi timbul rasa ‘malas’ berkomunikasi.
  • Memerlukan biaya yang tidak sedikit untuk membuat sekat/pembatas dan peralatan pendukung kerja lainnya.
  • Pemanfaatan ruangan menjadi kurang fleksibel saat adanya perubahan atau perkembangan divisi/organisasi.
  • Pengawasan kepemimpinan cenderung sulit untuk dilakukan.
  • Memerlukan ruangan yang luas agar dapat mengakomodir sekat/pembatas tersebut.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

gambar tata ruang kantor terbuka
Tata Ruang Kantor Terbuka/Open Plan Offices

Tata ruang yang berkebalikan dengan cubicle dimana tidak ada lagi sekat/pembatas. Tata ruang kantor terbuka merupakan sebuah ruangan besar yang didesain untuk para pegawai bisa bekerja secara bersama-sama.

Dengan konsep tata ruang ini, pegawai satu dengan pegawai lainnya dapat saling berkomunikasi dan bertatap-tatapan dengan mudah. Sehingga, diharapkan dapat menciptakan suasana kerja yang proaktif dan kreatif serta saling bersinergi dalam produktivitas.

Kelebihan tata ruang kantor terbuka

  • Pengawasan kepemimpinan, pengaturan cahaya, warna, udara, dan dekorasi menjadi lebih mudah dilakukan.
  • Pemanfaatan ruangan cukup fleksibel sehingga dapat mengubah ruangan dengan biaya yang minim.
  • Penghematan sumber daya yang digunakan dan biaya pemeliharaannya.
  • Komunikasi dan koordinasi para pegawai menjadi lebih mudah dilakukan sehingga timbul potensi ide kreatif di sana.
  • Memudahkan pengelolaan peralatan kerja, mulai dari penempatan, penggunaan, dan perawatan.
  • Biaya instalasi yang lebih murah dibanding tata ruang kantor tertutup.

Kekurangan tata ruang kantor terbuka

  • Potensi timbul kebisingan dan kegaduhan semakin besar, yang dapat mengganggu pegawai lain.
  • Tingkat fokus dan konsentrasi pegawai cukup sulit untuk dijaga.
  • Pekerjaan yang sifatnya rahasia cenderung sulit untuk dikerjakan.
  • Batasan kedudukan antara atasan dengan bawahan kurang nampak jelas.
  • Tumpukan berkas maupun peralatan yang berantakan cukup terlihat sehingga menciptakan pemandangan yang kurang baik.
  • Memerlukan AC dengan jumlah yang tidak sedikit untuk menjaga suhu ruangan agar tetap sejuk serta air cleaner untuk mengurangi bau tidak sedap yang muncul.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama/Berhias (Landscape Offices)

gambar tata ruang kantor berhias
Tata ruang kantor berhias/Landscape Offices

Tata ruang kantor berpanorama adalah penataan ruangan untuk bekerja yang dihiasi dengan berbagai dekorasi bernuansa alam seperti taman, tanaman hias, dan kental dengan hijau daun. Konsep tata ruang ini mengedepankan pada pemandangan alam yang dapat merehatkan mata sejenak dan mengembalikan suasana menjadi fresh kembali.

Kelebihan tata ruang kantor berpanorama

  • Menciptakan suasana yang nyaman dan menyenangkan sehingga betah dalam bekerja.
  • Merehatkan dan menyegarkan sejenak anggota tubuh ketika bekerja.
  • Meminimalisir kegaduhan dan kebisingan yang akan terjadi.
  • Sirkulasi udara, jarak antar benda, dan akses evakuasi cukup ideal.
  • Potensi pekerjaan dilakukan secara efisien menjadi lebih besar sehingga dapat meningkatkan produktivitas.
  • Biaya penerangan dan penggunaan listriknya dapat diminimalisir karena mendapat pencahayaan langsung dari alam.

Kekurangan tata ruang kantor berpanorama

  • Memerlukan biaya yang cukup tinggi untuk instalasinya, seperti pemasangan dekorasi maupun penambahan tanaman tertentu.
  • Biaya pemeliharaannya juga tidak bisa dikatakan sedikit jumlahnya.
  • Kondisi cuaca dapat memengaruhi kinerja para pegawai. Sebagai contoh, jika hujan badai terjadi pegawai akan sulit berkonsentrasi karena mendengar suara dan melihat kilat petir.
  • Membutuhkan tenaga ahli maupun profesional yang tidak murah untuk menjaga kondisi ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor gabungan merupakan perpaduan dari beberapa jenis tata ruang yang ada. Misalnya, penggabungan antara cubicle dengan panorama, cubicle dengan terbuka, atau bahkan penggabungan ketiganya.

Perlu pertimbangan secara matang dan bukan asal senang mengingat semua jenis tata ruang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Salah-salah, bisa menciptakan suana kerja yang tidak nyaman dan kondusif sehingga tingkat produktivitas menurun.

Pembagian Tata Ruangan Kantor

Berdasarkan ruang lingkupnya, tata ruang kantor dibagi menjadi dua bagian, di antaranya:

  1. Tata Ruang Pribadi (Private Office), penataan ruang dengan kebutuhan khusus pribadi seperti ruang atasan.
  2. Tata Ruang Antar Bagian, penataan ruang untuk memenuhi kebutuhan kantor secara umum. Tata ruang ini terbagi menjadi empat jenis, yaitu:
    1. General office area, ruangan untuk kebutuhan kantor secara umum.
    2. Private office area, ruangan yang pada umumnya dimiliki oleh setiap kantor, seperti ruang rapat, ruang konferensi, dan ruang pelatihan.
    3. Service area, ruangan yang biasanya kotor serta cukup berisik, seperti ruang dapur dan toilet.
    4. Storage area, ruangan untuk menyimpan berbagai jenis barang kantor, seperti ruang arsip dan ruang barang mentah.

Faktor Lain dalam Tata Ruangan Kantor

Selain mempertimbangkan berbagai hal di atas, ada beberapa faktor lain yang berhubungan dengan penataan ruang kantor, yang perlu diperhatikan juga. Tujuannya, supaya proses penataan ruang kantor menjadi lebih maksimal. Faktor-faktor tersebut di antaranya.

1. Cahaya

Cahaya menjadi faktor yang sangat penting dalam hal tata ruangan kantor. Semua dapat berjalan dan bekerja dengan baik karena adanya cahaya yang cukup dan tepat guna. Kelebihan maupun kekurangan cahaya dapat menurunkan tingkat produktivitas.

Menurut McShane (1997), ada empat jenis pencahayaan di kantor, antara lain:

  1. Ambient lighting, pencahayaan untuk seluruh ruangan. Biasanya ada pada langit-langit ruang kantor.
  2. Task lighting, pencahayaan untuk menerangi area kerja pegawai. Misalnya, lampu di meja kerja.
  3. Accent lighting, pencahayaan untuk menerangi area tertuju atau tertentu. Misalnya, lampu di lorong-lorong menuju ruang lain.
  4. Natural lighting, pencahayaan langsung dari alam. Misalnya, dari jendela dan pintu.

2. Warna

Pemilihan warna yang tepat dapat meningkatkan efisiensi kantor. Misalnya, warna putih atau warna muda lainnya dapat meningkatkan pencahayaan ruang kantor. Sehingga dapat menekan biaya lampu dan listrik yang digunakan.

Di samping itu, pemilihan warna juga dapat memengaruhi kondisi jiwa seseorang, dalam hal ini pegawai. Tiap warna memiliki pengaruh yang berbeda terhadap kondisi kejiwaannya.

Contohnya secara umum, warna putih dapat memberikan ketenangan. Warna biru memberikan keleluasaan atau ketentraman. Warna hijau memberikan efek menyenangkan.

Berdasarkan peneliatan, ada beberapa warna yang digunakan di dalam gedung perkantoran, di antaranya:

  1. Warna putih (88%)
  2. Warna putih dan hijau (88%)
  3. Warna abu-abu (83%)
  4. Warna gading (81%)

3. Udara

Sirkulasi udara di dalam ruang kantor juga perlu diperhatikan. Udara yang sejuk dan segar serta bebas bau bisa membuat pegawai merasa nyaman dalam bekerja. Salah satu caranya yaitu dengan menambahkan AC di dalam ruang tersebut.

4. Suara

Suara dapat memengaruhi konsentrasi dan emosi seseorang. Suara yang tenang dan menyejukkan seperti suara gemericik air dapat memberikan efek ketenangan. Sebaliknya, suara gaduh seperti knalpot motor dapat memancing emosi marah.

Penataan ruang kantor juga perlu memerhatikan arus suara yang masuk maupun keluar. Misalnya, merapatkan jendela dan pintu hingga cukup kedap sehingga suara dari luar tidak bisa masuk ke dalam. Dengan begitu, konsentrasi dapat terjaga dengan baik.

Kesimpulan

Menata ruang bekerja perlu pertimbangan yang cermat namun juga cepat. Tata ruangan kantor yang baik sangat berpengaruh pada kinerja pekerja di dalamnya yang pada akhirnya berujung pada tingkat produktivitas. Semakin produktif, maka akan semakin cepat organisasi/perusahaan sampai pada tujuannya.

Share yuk, ke:

Leave a Comment