Perabot kantor sangat penting guna menunjang pekerjaan kantor sekaligus menerapkan tata ruang kantor yang sudah direncanakan sebelumnya. Perabot kantor merupakan barang yang wajib ada demi kenyamanan pegawai dalam berproduktivitas. Jika perabot kantor ini kurang diperhatikan, maka proses organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan akan terganggu.
Umumnya, perabotan kantor memiliki daya pakai dan tahan yang lama sehingga dapat dimanfaatkan berulang-ulang untuk jangka waktu yang panjang. Dengan demikian, biaya operasional untuk aset kantor dapat ditekan serendah mungkin, yang kemudian dananya dapat dialihkan untuk kebutuhan lainnya.
Jika Anda masih merasa asing dengan istilah perabot kantor, mungkin setelah mengetahui contohnya tidak lagi demikian. Contoh perabotan kantor yang umumnya ada; meja, kursi, dan kabinet. Tiga benda tersebut termasuk perabot kantor yang wajib ada. Jadi, apa yang dimaksud dengan perabot kantor?
Pengertian Perabot Kantor
Perabot kantor adalah barang atau benda yang terbuat dari berbagai bahan dasar seperti kayu, besi, dan bahan lainnya yang digunakan untuk menunjang pekerjaan tata usaha atau administrasi di suatu perusahaan.
Sifat dari perabotan kantor (office furniture) ini umumnya merupakan barang tahan lama sehingga dapat digunakan untuk jangka waktu yang panjang. Misalnya, kursi, meja, lemari, dan printer.
Perabotan atau peralatan kantor ini tidak hanya dimanfaatkan untuk fungsinya saja. Barang-barang tersebut juga dapat dimanfaatkan untuk dekorasi ruang yang baik sesuai dengan asas tata ruang kantor. Sehingga, tercipta suasana kerja yang ideal untuk pegawai dalam bekerja maupun berkarya.
Jika hal ini kurang diperhatikan, maka orang-orang yang menggunakannya kurang merasa nyaman sehingga sulit untuk berkonsentrasi penuh dalam penyelesaian pekerjaan. Pikiran mereka akan terus terusik dengan peralatan kantor yang kurang memadai.
Hal itu akan berdampak pada produktivitas yang cenderung menurun. Pada akhirnya, proses perusahaan mencapai tujuan menjadi kurang maksimal. Memang, penyediaan peralatan kantor ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit jumlahnya.
Pengertian Perabot Kantor Menurut Para Ahli
Para ahli seperti Jimmy L. Gaol dan The Liang Gie juga mengeluarkan pendapatnya mengenai pengertian perabot kantor. Berikut pendapat yang mereka utarakan.
Jimmy L. Gaol berpendapat bahwa furnitur kantor merupakan sarana dan prasarana yang menunjang pekerjaan administrasi dalam suatu kantor seperti kursi, meja, lemari, dan sebagainya. Beliau menambahkan, perabot kantor adalah sarana kantor yang tidak habis dan dapat dipergunakan secara berulang-ulang untuk jangka waktu yang panjang. Benda-benda tersebut dibuat dari bahan yang tahan lama seperti besi, kayu, dan bahan lainnya.
The Liang Gie berpendapat bahwa perabot kantor adalah jenis perbekalan tata usaha yang dibuat dari kayu atau metal yang mempunyai susunan (misalnya pintu dan laci) dan diam di suatu tempat.
Jenis-Jenis Perabot Kantor
Faktanya, perabotan kantor tidak hanya meja, kursi, dan lemari saja. Masih banyak barang penunjang kerja lainnya di luar dari yang disebutkan tadi seperti printer, mesin fotokopi, kalkulator, dan peralatan kantor lainnya. Peralatan tersebut dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis dan berikut di antaranya.
1. Office Supplies
Perabot berupa barang atau benda yang bisa habis pemakaiannya namun meninggalkan bekas dan bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan lain. Biasanya berhubungan dengan alat tulis kantor seperti kertas, buku, tinta printer, lem, dan paper clip.
2. Office Appliences
Perabot yang menunjang pekerjaan ketatausahaan atau administrasi namun bukan dalam bentuk mesin. Contohnya: kalender, penggaris, box surat, cap, gunting, pulpen, spidol, dan pensil.
3. Office Machine
Perabot dengan mekanisme mesin tertentu seperti magnetik, mekanik, dan elektronik guna mengolah suatu benda/barang menjadi bentuk lain. Contohnya: mesin tik, mesin fotocopy, mesin label, mesin hitung uang, telepon, printer, kalkulator, dan komputer.
4. Office Furniture
Perabot berupa barang atau benda yang dibuat dari bahan yang bisa bertahan lama seperti metal dan kayu dan dimanfaatkan untuk jangka waktu yang lama. Contohnya: kursi kantor, meja kerja, dan kabinet.
Standarisasi Perabot Kantor
Standardisasi (bentuk baku) perabotan kantor perlu direncanakan dan diaplikasikan dengan tujuan utama yaitu pemanfaatan benda/barang yang efektif sehingga meningkatkan produktivitas. Selain itu, standardisasi peralatan kantor ini dapat meminimalisir kesalahan pengadaan/pembelian.
Penetapan standardisasi ini bisa berbeda di tiap perusahaan namun pada dasarnya sudah mengakomodir standar minimal secara umum. Hal itu bergantung dari kebutuhan dan kapital yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Sebagai contoh, kursi untuk pekerja kantor (misalnya finance) menggunakan kursi dengan bantalan duduk dan sandaran yang empuk serta ketinggian duduk yang bisa disetel. Ini bentuk standar umumnya.
Namun, perusahaan ingin memberikan yang terbaik untuk pegawainya. Maka diberikanlah kursi terbaik dengan bantalan yang sangat empuk, sandaran tangan yang bisa disetel, dan sandaran punggung yang tinggi hingga dapat menyandarkan kepala. Ini bentuk standar dari perusahaan tersebut yang melebihi standar pada umumnya.
Penetapan standardisasi perabot kantor ini dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor. Contohnya, standardisasi kursi untuk level staff, manajer, dan direktur yang tidak bisa disamakan. Begitu pula dengan meja dan perabot dekorasi ruang kerjanya.
Contoh Standarisasi Umum Meja Kerja
- Lebar meja kurang lebih 70-72 cm dengan tinggi 75 cm.
- Permukaan meja yang tidak mengkilap sehingga tidak silau di mata.
- Bagian bawah meja terbuka untuk melancarkan sirkulasi udara.
- Bahan yang digunakan tidak menyerap panas maupun dingin.
Contoh Standarisasi Umum Kursi Kerja
- Ketinggian tempat duduk antara 40-53 cm dari lantai dan harus bisa disetel (adjustable).
- Standar lebar jok kursi antara 43-51 cm dengan kedalam antara 5-10 cm. Kedalaman di sini maksudnya adalah selisih tinggi antara bagian depan dengan bagian yang menyangga bokong.
- Lebar sandaran punggung berkisar antara 30,5-48,2 cm.
- Sandaran lengan (lebih baik jika yang bisa disetel).
- Material lapisan kursi dari bahan yang berpori sehingga mendukung sirkulasi udara.
- Penyangga putar kursi bisa diputar dengan mudah.
Contoh Perabot Kantor
Sebelum membeli perabot kantor sangat disarankan untuk membuat daftarnya terlebih dahulu. Tujuannya, supaya perabot yang dibeli sesuai dengan kebutuhan. Berikut 10 perabot kantor yang bisa dijadikan contoh daftarnya.
- Meja resepsionis
- Meja staff, manajer, dan direksi
- Meja rapat
- Kursi tunggu
- Kursi resepsionis
- Kursi staff, manajer, dan direksi
- Lemari/Cabinet
- Printer
- Mesin fotocopy
- Mesin hitung uang
1. Meja Kerja
Meja kerja di kantor cukup banyak versinya menyesuaikan kebutuhan. Ada meja resepsionis, meja staff, meja manajer, meja direksi, meja rapat, dan meja ruang tunggu. Perabot yang satu ini memang sangat krusial kehadirannya. Sebab, rasanya sulit jika mengerjakan tugas tanpa menggunakan meja.
2. Kursi Kerja
Ada meja kerja, maka sudah pasti ada kursi kerja. Tidak mungkin hanya meja kerjanya saja. Pun berlaku sebaliknya. Seperti halnya meja kerja, kursi kerja juga memiliki beragam versi dan pada umumnya menyesuaikan dengan jenis mejanya.
3. Lemari/Cabinet
Pekerjaan kantor tidak terlepas dari yang namanya dokumen. Berbagai jenis dokumen mulai dari yang tipis hingga tebal ada dan penting. Untuk menyimpan semua dokumen tersebut dibutuhkan lemari/cabinet dengan ukurang yang cukup. Cukup bisa masuk di ruang tersebut dan cukup bisa menampung banyak dokumen.
4. Printer
Kebutuhan mencetak dokumen di kantor sudah pasti ada. Menyediakan printer sendiri akan jauh lebih efektif dan efisien jika harus pergi ke percetakan. Banyak tenaga, biaya, dan waktu yang terselamatkan jika mencetak dokumen dengan printer kantor.
5. Mesin Fotocopy
Tidak jauh berbeda dengan printer. Adanya mesin fotocopy juga sangat membantu pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Pada umumnya, perusahaan akan membeli mesin fotocopy yang bisa mencetak juga seperti printer sehingga semakin efisien dan hemat biaya.
Namun, harga mesin fotocopy itu sendiri cukup mahal. Solusinya adalah membeli printer yang memiliki fitur fotocopy di dalamnya. Ini jauh lebih murah namun tentu tidak seefektif mesin fotocopy.
Menyediakan perabot kantor yang baik untuk para pegawai merupakan kewajiban bagi perusahaan. Ini juga sesuai dengan salah satu asas tata ruang yakni Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai.
Pegawai yang nyaman dan senang dengan fasilitas yang diberikan akan semakin bersemangat dalam bekerja. Konsentrasi mereka tidak terganggu akibat perabotan kantor yang kurang memadai dan fokus pada penyelesaian pekerjaan.
