Pekerjaan Kantor − Pengertian, Fungsi, Jenis, Ciri, dan Contohnya

Untuk mencapai visi atau tujuan, suatu organisasi/perusahaan melakukan pekerjaan pokok dan penunjang. Tugas penunjang seperti mencatat termasuk pekerjaan kantor. Tidak hanya itu saja, mengolah, menganalisa, dan melapor juga termasuk.

Walau terkesan sebagai penunjang saja, pekerjaan kantoran sangat penting dilakukan. Tanpa adanya tugas perkantoran, pekerjaan pokok tidak bisa dilakukan dengan baik. Sebab, hasil pekerjaannya bisa menjadi landasan atas keputusan penting dalam mencapai visi.

Banyaknya tugas kantor yang harus dilakukan dalam suatu organisasi/perusahaan itu berbeda-beda. Hal itu bergantung pada besarnya kapital dan kebutuhan organisasi/perusahaan tersebut. Umumnya, semakin besar kapital dan kebutuhan, maka akan semakin banyak tugasnya.

Maka dari itu, lowongan kerja kantoran sangat lazim dan banyak ditemui di sepanjang waktu. Namun tentu saja, orang yang tepat di tempat yang tepat-lah yang bisa mengisinya.

Lantas, sebenarnya, apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor? Bagaimana menurut pandangan para ahli? Fungsi dan jenisnya seperti apa? Bagaimana dengan cirinya? Contoh hasil pekerjaannya seperti apa? Berikut pembahasan selengkapnya.

Pengertian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah kegiatan-kegiatan penunjang (seperti mencatat, mengolah, menganalisa, dan melapor) tugas utama atau visi suatu organisasi/perusahaan dan umumnya dilakukan di dalam ruangan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian pekerjaan kantor diartikan menurut perkatanya. Pekerjaan merupakan penelahaan secara mendalam dan sistematis terhadap suatu kegiatan, yang dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggungjawab, dan sifat pekerjaan, agar dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan itu dengan baik.

Sedangkan kantor merupakan kompleks atau tempat berkantor balai (gedung, rumah, balai) dan tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dan sebagainya).

Secara garis besar, pekerjaan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga tugas; yakni pencatatan, perhitungan, dan pengolahan.

Pencatatan contohnya seperti inventaris, pengeluaran/pemasukan, surat keluar/masuk, data kepegawaian, dan lain sebagainya. Untuk perhitungan misalnya penentuan HPP, penentuan budget marketing, penentuan job desc, untung dan rugi, dan sebagainya.

Sementara untuk pengolahan, contohnya yaitu laporan keuangan, laporan kinerja perusahaan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya. Ketiga tugas tersebut memiliki cakupan yang cukup luas.

Lalu, bagaimana pandangan para ahli mengenai pekerjaan kantoran? Apa definisi menurut mereka masing-masing?

Pekerjaan Kantor Menurut Para Ahli

The Liang Gie (2000:13) menyatakan bahwa pekerjaan dan pelayanan perkantoran adalah segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya sesuatu pekerjaan pokok. The Liang Gie juga menyebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas).

Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan/informasi secara lisan dan pembuatan warkat tertulis/laporan sebagai cara untuk meringkas berbagai hal yang diperlukan dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kepemimpinan.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan kantor berkenaan dengan pembuatan warkat/data dari badan usaha; mulai dari pembuatannya hingga pemeliharaannya yang dapat dimanfaatkan di kemudian hari.

Fungsi Pekerjaan Kantoran

Tugas kantor tidak akan jauh dari kegiatan pencatatan, perhitungan, dan pengolahan. Sehingga, pada prinsipnya, fungsi dari pekerjaan kantor ini bisa dikatakan sebagai layanan penyediaan informasi dan perekaman. Namun, jika diperinci, ada beberapa fungsi dan berikut di antaranya:

  • Melaksanakan pekerjaan penunjang/operasional yang berkaitan erat dengan pelaksanaan pekerjaan pokok guna mencapai visi atau tujuan organisasi/perusahaan.
  • Menyediakan keterangan/informasi yang dibutuhkan pimpinan sebagai landasan atas keputusan/tindakan yang akan dibuat.
  • Melangsungkan jalannya perkembangan organisasi/perusahaan sebagai satu kesatuan.

Sedangkan menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, fungsi pekerjaan kantor yaitu menyediakan suatu layanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain; menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan/informasi, dan melindungi harta kekayaan.

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Ada beberapa ciri tertentu untuk mengkategorikan sebuah pekerjaan termasuk tugas kantor atau bukan. Ciri-ciri tersebut di antaranya:

  • Kegiatannya tidak jauh dari mencatat, menghitung, dan mengolah.
  • Dilakukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan pokok organisasi/perusahaan.
  • Tugasnya tersebar ke seluruh bagian/divisi yang dibutuhkan dalam melaksanaan tugas pokok.

Ruang Lingkup Penugasan Kantor

Ruang lingkup pekerjaan kantor satu dengan yang lain bisa sangat berbeda. Hal ini berdasarkan pada kebutuhan dan kapital yang dimiliki oleh perusahaan/organisasi. Di samping itu, ruang lingkup juga didasarkan pada:

  • Tingkat cakupan tugas pokok apakah luas atau sempit.
  • Tingkat jangkauan perusahaan/organisasi.
  • Sifat atau jenis perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Secara umum, pekerjaan atau penugasan kantor dapat dikategorikan menjadi dua jenis, di antaranya:

  1. Bersifat ketata-usahaan, banyak berhubungan dengan tulis-menulis atau administratif. Misalnya, pengurusan surat masuk dan keluar, pengurusan data kepegawaian, inventaris, dan sebagainya.
  2. Bersifat non-ketata-usahaan, banyak berhubungan dengan manusia dan lapangan. Misalnya, pelayanan kebersihan, pelayanan keamanan, dan lain sebagainya.

Sementara itu, menurut Moekijat, kegiatan tugas kantor dapat dikelompokkan menjadi empat jenis, di antaranya:

  1. Pencatatan.
  2. Klasifikasi.
  3. Komunikasi.
  4. Pengolahan.

Ada pula pendapat lain dari Willian Henry Leffingwell dan Edwin Robinson yang menggambarkan kegiatan tugas kantor sebagai berikut:

  1. Menerima, mengantar, dan mengirim pesanan (Receiving, dispatching, and shipping orders).
  2. Membuat rekening (Billing).
  3. Surat menyurat, mendikte, dan mengetik (Correspondence, dictation, typing).
  4. Menyimpan warkat (Filing).
  5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum diselesaikan (Passing credit and collecting outstanding accounts).
  6. Mengurus, membagi,  dan mengirimkan surat-surat pos (Handling, distributing and dispatching mail).
  7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat (Duplicating and addresing work).
  8. Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pelayanan (Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, massenger service).
  9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu (Special tasks, objectives: Simplication of system: elimination of unnecessary work).
  10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diperlukan (Making records/nothing down desired data).

Berdasarkan penelitian yang dilakukan George Terry terhadap perusahaan di Amerika Serikut untuk mencari tahu pekerjaan apa yang lebih sering dikerjakan. Hasilnya, ada delapan kegiatan pokok dengan persentase sebagai berikut:

  1. Mengetik (Typing) 24,6%
  2. Menghitung (Calculating) 19,5%
  3. Memeriksa (Checking) 12,3%
  4. Menyimpan warkat (Filing) 10,2%
  5. Menelepon (Telephoning) 8,8%
  6. Menggandakan (Duplicating) 6,4%
  7. Mengirim surat (Mailing) 5,5%
  8. Lain-lain (Other) 12,7%

Itulah beberapa contoh pekerjaan kantor yang sudah dikelompokkan. Tiap pekerjaan tentu membuat hasil yang berbeda tergantung dari jenis pekerjaannya. Termasuk juga peralatan yang digunakan.

Laptop menjadi alat yang sangat penting untuk jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Sehingga, laptop untuk pekerjaan kantor ini perlu memiliki spesifikasi yang cukup baik, seperti;

  1. Prosesor seri i3 atau i5 terbaru.
  2. Harddisk dengan teknologi SSD.
  3. RAM berkapasitas minimal 4 GB.

Akan lebih baik lagi jika terdapat kartu grafis (VGA Card) di dalamnya. Sedangkan untuk pekerjaan yang sifatnya non-ketata-usahaan, laptop bukan menjadi prioritas yang utama. Perannya masih dapat diakomodir oleh kecanggihan smartphone.

Pekerjaan kantor merupakan salah satu jenis pekerjaan yang cukup diidam-idamkan. Karena pada umumnya, suasana kerjanya cukup menyenangkan, seperti tata ruang kantor yang ber-AC; tersedia perabot kantor yang memadai; menggunakan laptop kantor; menggunakan WIFI unlimited, kursi dan meja kerja yang nyaman, dan asyiknya berdiskusi dengan kolega terkait pekerjaan. Sungguh, pekerjaan yang diidam-idamkan.

Share yuk, ke:

Leave a Comment