Pada kegiatan surat-menyurat dalam pemerintahan desa, bagian atas surat tersebut wajib menggunakan kop surat.
Hal itu sebagai bukti bahwa surat tersebut memang resmi dikeluarkan oleh lembaga desa tersebut.
Mengapa kop surat dalam pemerintahan desa wajib disertakan? Apa alasannya dan seberapa penting kop surat tersebut?
Pentingnya Kepala Surat Desa
Kop surat desa merupakan bagian kepala surat yang berisi identitas resmi suatu lembaga dalam pemerintahan desa yang mengeluarkan surat tersebut.
Adanya kop surat menandakan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga.
Jika surat tersebut tidak memiliki kop surat, sudah dapat dipastikan surat tersebut tidak resmi sehingga seluruh isi suratnya akan dihiraukan begitu saja.
Secara umum, informasi yang tertera pada kepala surat di antaranya nama lembaga, alamat lengkap, logo lembaga, nomor telepon, kode pos, alamat email, dan alamat website.
Selain komposisi informasi tersebut, kepala surat juga memiliki format baku yang telah ditetapkan oleh peraturan sehingga dapat dibuktikan dan dipastikan kevalidannya.
Klasifikasi Kop Surat Desa
Dilansir dari situs pusbimtekpalira.com, kop surat desa dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis.
Hal itu didasarkan pada Undang-Undang nomor 6 tahun 2014, Permendagri nomor 42 tahun 2016, Perka ANRI nomor 2 tahuin 2014, dan Permendagri nomor 18 tahun 2018.
Adapun klasifikasinya adalah sebagai berikut.
1. Kop Surat Pemerintahan Desa
- Kop Surat Kepala Desa
Kop surat Kepala Desa - Kop Surat Sekretariat Desa
Kop surat Sekretariat Desa - Kop Surat BPD (Badan Permusyawaratan Desa)
Kop surat BPD
Untuk surat pemerintahan desa, logo yang digunakan adalah logo desa masing-masing.
2. Kop Surat Lembaga Kemasyarakatan Desa
- Kop Surat Lembaga Pemberdayaan Masyarakat
Kop surat LPM - Kop Surat Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga
Kop surat PKK - Kop Surat Karang Taruna
Kop surat Karang Taruna - Kop Surat Pos Pelayanan Terpadu
Kop surat Pos Pelayanan Terpadu - Kop Surat Rukun Warga
Kop surat RW - Kop Surat Rukun Tetangga
Kop surat RT
Untuk Rukun Tetangga dan Rukun Warga memang tidak menggunakan logo pada bagian kepala suratnya.
Sementara untuk lembaga LPM, PKK, Karang Taruna, dan Posyandu menggunakan logonya masing-masing.
3. Kop Surat Lembaga Kemasyarakatan Desa Lainnya
- Kop Surat Perlindungan Masyarakat
Kop surat Perlindungan Masyarakat - Kop Surat Gabungan Kelompok Tani
Kop surat Kelompok Tani
Untuk klasifikasi ini juga menggunakan logo lembaganya masing-masing.
Link Download Word
Jika Anda membutuhkan file Microsoft Word yang memuat template kop surat seperti pada contoh di atas, Kami menyediakan filenya untuk Anda.
Silakan klik di sini untuk mendownload template tersebut. Template tersebut didapat dari situs pusbimtekpalira.com.
Kesimpulannya
Kop atau kepala surat desa adalah bagian penting dalam surat yang memuat identitas suatu lembaga desa sehingga menguatkan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi.
Di samping itu, surat akan diperkuat lagi jika terdapat stempel desa di dalamnya. Stempel desa juga turut menambah kekuatan di mata hukum.
Ketiadaan bagian kop membuat kekuatan surat tersebut menjadi tidak valid dan lemah di mata hukum. Isi dari surat tersebut pun akan dihiraukan begitu saja.
Kop surat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis. Setiap jenisnya memiliki standarnya masing-masing seperti penggunaan logo dan penamaan lembaga. Namun, tetap memiliki format umum yang sama.
Itulah penjelasan singkat mengenai kop surat desa, klasifikasi, dan contoh-contohnya. Semoga bisa menambah referensi untuk Anda.
